Organiser un événement d’entreprise en live vidéo

1Un événement digitalisé c’est quoi ?

Un événement digitalisé consiste à diffuser un événement sur des canaux digitaux à un public dont la nature aura été définie selon l’objectif fixé par l’entreprise. Il peut alors concerner les collaborateurs en premier lieu, les partenaires, les clients ou les prospects.

En fonction de l’objectif de votre événement, plusieurs formats de live streaming s’offrent à vous : conférence, lancement de produit, salon professionnel virtuel, webinars, master class, formation. Le choix est vaste ! Selon son envergure, un même événement peut mixer différents formats en fonction du message et de l’audience.

2Comment ça marche ?

L’évènement animé par l’organisateur est capté par des caméras reliées à un encodeur. Celui-ci transmet le contenu sur une interface web. L’interface envoie ensuite la vidéo en live streaming sur des plateformes de diffusion. Ces dernières sont consultées par l’audience cible.

L’accès à l’événement digitalisé peut être libre ou privé. Dans le second cas, les participants se voient recevoir un mail contenant le lien personnalisé d’accès à la plateforme diffusant l’événement. L’invité peut ainsi se connecter avec différents types de terminaux. Ordinateur de bureau, tablette ou smartphone : tout est pensé pour faciliter l’accessibilité à l’événement et les fonctionnalités qu’il propose.

3Pourquoi faire ? Les avantages

Maintenir un événement

Un événement digitalisé s’affranchit de nombreuses contraintes liées aux aléas de l’actualité : que ce soient les intempéries, les grèves des transports, la fermeture des frontières ou encore la crise sanitaire que nous rencontrons actuellement. Il est alors possible de créer le lien entre les participants et ainsi maintenir l’agenda que vous vous étiez fixé.

Monter un événement en ligne a aujourd’hui ce grand intérêt de créer la dynamique d’un événement présentiel tout en préservant la santé de ses participants. C’est un tour de force ingénieux qui a pour vertu supplémentaire d’accoutumer les participants aux pratiques digitales : assister à une conférence en live-streaming, participer via des visios ou des live-chat, accéder à des salons de networking dématérialisés. Notre faculté d’adaptation nous a tous permis de gagner de nombreuses années d’avance sur l’appropriation de ces pratiques digitales.

Rassembler des participants

L’avantage majeur d’un événement digital est de pouvoir rassembler virtuellement un grand nombre de participants : collaborateurs, clients ou prospects. Leur localisation n’est plus une contrainte tant que la connexion est suffisante pour profiter confortablement des contenus que vous aurez créés pour l’événement. Vous pouvez donc rassembler le temps d’un instant votre audience, qu’elle soit dispersée dans toute la France ou au 4 coins de la Terre.

Dès lors qu’il s’agit d’un événement d’entreprise, l’événement digital possède un énorme avantage : celui d’atteindre et de rassembler une audience plus large. Que ce soit pour des questions de coûts ou de fonctionnement de l’entreprise, il est très complexe de faire se rassembler physiquement un grand nombre de participants. Cela nécessite donc de faire des choix et d’écarter une partie conséquente de votre public. Prenons l’exemple des réseaux de magasins, pour assurer l’exploitation des points de vente pendant l’événement, une grande partie des équipes doit rester mobilisée. L’événement digital permet à chacun de pouvoir y participer en ayant notamment recours au replay.

Maîtriser ses coûts

Les événements gérés historiquement en présentiel atteignent leurs limites et sont remis en question pour bon nombre d’organisateurs. La crise actuelle de la covid 19 n’a été qu’un accélérateur de tendance. La prise de décision de digitaliser les événements s’est faite, pour de nombreuses entreprises, sous la contrainte. Pour autant la réflexion était déjà initiée.

L’un des bénéfices est la maîtrise des coûts de l’événement. Pour l’organisation d’événements d’envergure, une partie conséquente des dépenses est liée à la logistique : frais de déplacement, frais d’hébergement, frais de restauration, location de lieux de réception. A cela s’ajoutent les coûts invisibles liés au temps perdu notamment en transport. Ces dépenses pèsent d’autant plus lourd quand il s’agit de l’organisation d’un événement interne. Dans ce cas, seuls les collaborateurs participent et l’ensemble des charges revient à l’entreprise.

La balance des coûts se fera essentiellement au regard du nombre de participants. Si le nombre de participants est élevé (supérieur à 200 personnes), l’événement digital sera alors une alternative plus économique. En deçà, les frais techniques et de création de contenus spécifiques représenteront proportionnellement une part importante de votre budget événementiel.

Il est également important de souligner des postes de coûts en hausse par rapport à un événement présentiel. L’adaptation des contenus et leurs déclinaisons sur différents supports digitaux (blog, réseaux sociaux, vidéo marketing, signatures sonores). Si votre évènement touche une large audience, il est important d’intégrer à votre budget les coûts d’acquisition au travers de vos différentes campagnes (Google Ads, Facebook Ads, LinkedIn Ads, e-mailings).

L’expérience au cœur du projet

Digitaliser un événement ne se résume pas à porter un certain nombre de conférences sur une plateforme de live streaming. Il est crucial de prendre en considération une contrainte majeure : la volatilité et l’attention de votre audience. Lors d’une intervention présentielle, vous avez la chance d’établir un lien physique avec votre public. Mais comment s’assurer de ce lien avec une audience à distance ? La réponse se trouve dans l’expérience utilisateur que vous pourrez faire vivre à vos clients.

Votre audience doit être captivée par ce que vous lui offrez à voir, à consommer.

L’une des qualités d’un événement digital est de le rendre interactif et participatif. Vos interventions doivent permettre l’interaction avec votre audience. Que ce soit sous forme de live-chat, de quiz ou encore de système de vote, votre audience doit se sentir actrice de l’événement. Captivé, c’est gagné ! Vous créerez ainsi de l’engagement et un suivi tout au long de votre événement.

Pour répondre au mieux à ce besoin, il est opportun de prévoir un modérateur pour assurer la fluidité et la bienveillance des interactions.

Réutiliser le contenu

Un dernier avantage à la digitalisation est de pouvoir faire vivre un événement, en dehors des dates que vous aurez fixées. Un événement bien anticipé, c’est l’assurance de centaines d’heures de contenus, qu’ils aient été produits avant l’événement ou pendant. Vous disposez ainsi de toute la matière nécessaire à la création de montages efficaces que vous pourrez mettre à disposition de votre audience. Ces vidéos issues de vos live streaming peuvent ainsi être disponibles en replay sur un serveur ou un site web dédié dont l’adresse sera communiquée à l’audience concernée.

Elles peuvent également dynamiser votre communication digitale sur les réseaux sociaux ou votre chaine Youtube.

Cela ne s’arrête pas là. Lors de votre événement, un grand nombre d’outils peuvent vous permettre de générer des contenus additionnels. Les différentes interactions avec votre audience (live-chat, quiz, ateliers) vous permettent de collecter de la data. En l’analysant, vous avez entre les mains les leviers de la croissance de votre entreprise. Vous pouvez ainsi prioriser vos actions et générer vos premiers retours sur investissement.

Enfin, si dans votre stratégie de contenu, vous avez créé un blog, c’est autant de contenus exploitables après votre événement.

4Quelle organisation ? Comment se déroule un événement digital

Quelques critères de choix vous assurent le bon déroulé de votre événement digital. Nous vous aidons à y voir plus clair.

Mettre en place une stratégie d’acquisition

Comme pour un événement en présentiel, votre objectif premier est d’atteindre le nombre de participants que vous aurez défini. Pour cela, il faut leur donner envie. Il est indispensable de mettre en place une stratégie amont pour les inciter à s’inscrire à votre événement digital.

Mais comment faire ? Plusieurs leviers sont à votre disposition pour mener à bien cette mission d’acquisition.

Vous disposez d’un fichier clients, prospects ou collaborateurs ? C’est parfait ! Vous êtes prêts à l’exploiter par des campagnes d’e-mailing ciblés. Selon votre segmentation, vous pourrez communiquer des contenus courts pour les alimenter (snack content) : brèves, vidéos teasing… Bien entendu, la création d’un formulaire de contacts est votre ultime allié pour collecter vos demandes d’inscription à l’événement.

S’il s’agit d’un événement extra-entreprise, c’est-à-dire qui ne concerne pas vos collaborateurs, d’autres leviers s’offrent à vous pour gagner en visibilité. Une bonne stratégie de contenus sur vos réseaux sociaux vous assure de toucher une audience ciblée. Il est nécessaire d’adapter les formats de contenus à chaque média. Sur les réseaux sociaux comme LinkedIn, Instagram ou Facebook, la vidéo est un véritable lead magnet. Elle attire l’attention et génère beaucoup plus d’engagement qu’une photo ou un simple texte. Vous pouvez par ailleurs investir dans la publicité sponsorisée qui augmentera davantage la portée de vos messages. Vous pouvez enfin utiliser votre réseau professionnel qui agira comme des ambassadeurs de votre événement. Ne parle-t-on pas d’influenceurs aujourd’hui ?

Être précis : de l’objectif à la cible

L’organisation d’un événement digital est exigeante. Il est capital de bien définir votre objectif de communication pour maintenir l’attention de votre audience et maitriser le temps.

Cette démarche d’essentialisation permet de clarifier votre objectif et l’atteinte de votre cible.

Une fois cette étape assimilée, la création de votre contenu éditorial sera facilitée et votre message gagnera en clarté et en impact.

Mettre en place une stratégie de contenus

Vous devez mettre en place une stratégie de création de contenus pour :

Générer de la curiosité et inciter à participer à votre futur événement Maintenir votre audience tout au long de l’évènement Anticiper les contenus à exploiter pour continuer à faire vivre votre événement après sa clôture C’est l’une des pierres angulaires de la réussite de votre événement digital.Vous disposez aujourd’hui d’une multitude de médias vous permettant de communiquer avant, pendant et après l’événement. Il est donc indispensable de les cartographier pour identifier quels contenus les alimenteront.

La qualité de votre contenu est primordiale est doit répondre à l’objectif que vous vous êtes fixés pour organiser votre événement à distance. Même si l’événement virtuel a beaucoup d’attraits, il n’en demeure pas moins un exercice de style délicat. Il faut donc vous assurer de la grande clarté de vos messages pour assurer le meilleur impact.

L’absence de contact physique doit être compensé par une grande dynamique de votre événement digital qui incitera votre audience à le suivre pendant toute sa durée et y participer.

Quels types de contenus à privilégier pour maintenir l’attention ? Les formats de contenus doivent susciter l’intérêt de votre audience qui, rappelons-le, est à distance.

Les vidéos occupent encore une fois la première place du podium. Différentes formules, formats et utilisations s’offrent à vous. Elles peuvent simplement assurer l’attente et la transition entre 2 interventions. Le vidéo-marketing possèdent aussi une charge émotionnelle forte et favorise l’ancrage du message que vous souhaitez délivrer.

Les Infographies occupent également une place de choix dans le cœur (et la tête !) de votre audience. Par une conception ingénieuse et visuelle, elle simplifie la compréhension des informations qu’elles délivrent. Ces mêmes infographies peuvent également être animées grâce au motion design. Cela les rend encore plus simples à assimiler car l’information y est délivrée progressivement selon un enchainement logique.

Les contenus interactifs c’est-à-dire les contenus qui évolueront et s’enrichiront tout au long de votre événement digital grâce aux contributions de votre audience. On y retrouve par exemple les nuages de mots. Outre l’aspect visuel, il rend vos participants acteurs de l’événement.

Une identité graphique unique pour un événement unique

Comme pour un événement présentiel, la présentation graphique doit être unique pour marquer l’événement. Cette charte graphique est déclinable sur tous les supports de communication de votre évènement. De l’inscription à la diffusion de l’évènement en passant par le replay, un fil rouge est ainsi créé et donne de la cohérence à votre événement. Il sera ainsi reconnaissable sur vos e-mailings, vos réseaux sociaux, votre site dédié, vos éléments scénographiques ou vos vidéos d’attente et de transition. Nous vous recommandons l’application de cette charte jusque dans les supports de présentation des intervenants. Vous gagnez en homogénéité et votre audience en confort. Rien n’est laissé au hasard.

Choisir le bon lieu

Il doit être adapté à la diffusion en ligne. La première solution consiste à organiser votre événement digitalisé depuis un lieu conçu pour pour la retransmission de live streaming. En utilisant une structure fixe conçue pour cet exercice de retransmission digitale, vous écartez la totalité des aléas techniques.

Si toutefois, vous souhaitez animer votre événement depuis un autre lieu, les locaux de votre entreprise par exemple, il faudra s’assurer de sa compatibilité. Soit le lieu a déjà été éprouvé en ce sens. Soit il répond à un cahier des charges technique que votre partenaire analysera. Cela évite des déconvenues techniques ou des dépassements de budget conséquent pour pouvoir s’en prémunir.

Une fois les contraintes techniques levées, il est alors possible de recréer un plateau télé éphémère dans vos locaux !

Choisir sa plateforme de diffusion

La clé du succès réside dans la simplicité. La distance est une contrainte. Il sera donc impossible d’accompagner chaque participant à la prise en main de votre plateforme de diffusion digitale.

Il est donc primordial de choisir une solution qui soit la plus intuitive possible tout en proposant un large panel de fonctionnalités. Que ce soit le simple visionnage, l’interactivité via différents jeux ou simplement les échanges : votre événement digital doit vous connecter à votre audience pour interagir avec elle.

L’autre point clé du choix de votre plateforme de diffusion : c’est la compatibilité ! Comment votre audience participera-t-elle ? Sur smartphone ? Sur ordinateur de bureau ? Sur quel système d’exploitation (Windows, Mac) ? Sur quel navigateur internet ? Faut-il télécharger une application ou cliquer sur un simple lien ? Autant de questions soulevées pour faire de votre événement digitalisé une expérience ouverte à tous.

Accompagner ses intervenants

Animer un événement est un exercice particulier. Prise de parole en public, gérer son temps de parole, magnétiser son public, susciter des émotions : c’est tout un art. Et si nous vous disions que le gérer à distance pimente davantage l’exercice ! Pourquoi nous demanderez-vous ? Et bien tout simplement parce que vous ne disposez pas de la proximité physique et du contact visuel avec votre public. La capacité d’adaptation à la situation est alors plus limitée.

Alors comment mettre toutes les chances de votre côté ? La réponse se situe encore une fois dans l’anticipation et la préparation de vos prises de parole. Il est souvent judicieux de faire coacher les intervenants par un spécialiste qui saura donner à chacun les codes et autres petites astuces pour maintenir la dynamique et l’attention des participants. Cet investissement est d’autant plus malin si vous souhaitez réutiliser les captations de live streaming par la suite. Si vos intervenants sont à l’aise et professionnels, c’est autant de matières vidéo que vous pourrez réexploiter une fois l’événement terminé.

Vous souhaitez en savoir plus sur l’organisation d’un événement digital ? Contactez-nous. Nous serions heureux de découvrir vos projets, vos envies autour d’un e-café ?